Pengawasan Kearsipan Internal di Lingkungan BPSDM ESDM

Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Energi dan Sumber Daya Mineral (BPSDM ESDM) merupakan salah satu unit di Kementerian ESDM yang membawahi beberapa satuan kerja diantaranya PEM Akamigas, PEP Bandung, PPSDM Migas, PPSDM Geominerba, PPSDM Aparatur, PPSDM KEBTKE, dan Balai Diklat Tambang Bawah Tanah. Sebagai institusi publik, BPSDM ESDM turut bertanggung jawab untuk mewujudkan good government, salah satunya melalui pengawasan kearsipan internal yang dilakukan oleh unit kearsipan 2 dalam hal ini adalah BPSDM ESDM kepada unit kearsipan 3 yakni satuan kerja di Lingkungan BPSDM ESDM.

Salah satu unit kearsipan 3 di lingkungan BPSDM ESDM adalah unit kearsipan PEM Akamigas. Pengawasan Kearsipan Internal untuk unit kearsipan PEM Akamigas dilakukan pada tanggal 28 Mei 2024 di Ruang Rapat Rektorat. Kegiatan pengawasan kearsipan ini dibuka oleh Wakil Direktur 1, Asepta Surya Wardhana yang menjelaskan bahwa pada prinsipnya sudah diamanatkan untuk pengaturan kearsipan. “Untuk pengaturan kearsipan di kami yang core bisnisnya adalah akademik ini memiliki jenis kearsipan yang sangat banyak. Bagaimana arsip ini yang dulu masih berupa kertas, saat ini sudah lebih banyak yang didigitalisasi. Karena berkas di kami ini juga untuk kebutuhan akreditasi yang juga memiliki banyak sekali unsur persuratan mulai dari cleaning service hingga tenaga dosen semua harus ada. Kami harap dengan kearsipan ini ada sinergitas dan pemersatu antar unit.”

Menurut Arsiparis Ahli Muda, Sri Yuliati, “Tahun lalu PEM Akamigas mendapatkan nilai bagus. Bahkan tertinggi bila dibandingkan dengan satuan kerja lain. Untuk unit kearsipannya kita dapat nilai A, sedangkan untuk Unit Pengolahnya kita mendapat nilai AA. Semoga tahun ini kita bisa mempertahankan nilai ini.”

Sedangkan oleh Arsiparis Madya Biro Umum KESDM, Ahmad Sudaryanto, selaku ketua tim pengawas kearsipan untuk PEM Akamigas menyampaikan bahwa berdasarkan arahan Sekretaris Jenderal KESDM, sebagai perwujudan Gerakan Sadar Arsip, pengawasan kearsipan sangat perlu dilakukan. “Pada beberapa tahun terakhir, ada kecenderungan dari institusi untuk kurang memperhatikan kearsipan. Dimungkinkan hal ini karena adanya rotasi pimpinan maupun yang purna tugas. Oleh karena itu, Pak Sekjen mengarahkan agar kita kembali memperhatikan kearsipan ini, paling tidak nilainya tidak turun.”

Ahmad juga menambahkan bahwa pengawasan kearsipan ini merupakan salah satu bentuk kegiatan pembinaan kearsipan yang dilakukan dengan cara mengukur tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan kearsipan yang telah dijalankan dibandingkan dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Asumsinya, bila dalam penyelenggaraan kearsipan telah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan Peraturan Menteri ESDM Nomor 2 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, maka nilai pengawasannya tentu 100%. Apabila sebaliknya, tentu nilai pengawasan kearsipannya tidak akan mencapai 100%. (drm, https://akamigas.ac.id/)